KSeF: kary za faktury poza systemem i projekt odroczenia do 2028 r.

Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF?

Prowadzisz firmę i wystawiasz faktury po staremu, w PDF albo w programie księgowym. Zanim zapytasz o kary, sprawdź, czy obowiązek w ogóle Cię dotyczy. Obowiązkowy KSeF wchodził etapami (art. 106ga, 145l i 145m ustawy o VAT). Od 1 stycznia 2027 r. kończy się wyjątek dla podatników z najniższą sprzedażą.

Po przekroczeniu limitu 10 000 zł wystawiasz w KSeF fakturę, która go przekroczyła, i kolejne (art. 145m ust. 2). Według objaśnień Ministerstwa Finansów do limitu nie wliczasz faktur dla konsumentów, bo nie podlegają one obowiązkowemu KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4). Obowiązek nie obejmuje też m.in. podatnika bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce (art. 106ga ust. 2 pkt 1). Szczegóły opisuje Ministerstwo Finansów na stronie ksef.podatki.gov.pl.

Czy za KSeF grożą już kary?

Dziś nie. Przepisy o karach pieniężnych (art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 ustawy o VAT) według obowiązującego prawa wchodzą w życie 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów podaje, że kary za błędy w KSeF odroczono do tego dnia. Obowiązek istnieje od 2026 r., sankcja dopiero od 2027 r.

To może się zmienić. Minister Finansów i Gospodarki przygotował projekt ustawy (UD477), który zakłada stosowanie tych kar dopiero od 1 stycznia 2028 r. Informację o projekcie zamieszczono w wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów 22 września 2026 r. Rząd planuje przyjąć projekt w IV kwartale 2026 r. Na dzień 9 października 2026 r. nie jest to prawo: projekt nie wpłynął jeszcze do Sejmu. Do zmiany potrzebna jest ustawa uchwalona, podpisana przez Prezydenta i ogłoszona w Dzienniku Ustaw.

Projekt nie zwalnia więc z KSeF. Według opisu projektu w wykazie prac rządu organy Krajowej Administracji Skarbowej mają w 2027 r. najpierw przypominać podatnikowi o obowiązku. Gdy to nie pomoże, mają sprawdzać, czy niestosowanie KSeF nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania podatku. Szczegóły zależą od ostatecznego tekstu ustawy.

Ile wynosi kara za fakturę poza KSeF i kto ją nakłada?

Karę nakłada naczelnik urzędu skarbowego, w drodze decyzji, na podstawie art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT. Przepis wymienia trzy sytuacje:

• nie wystawiłeś faktury ustrukturyzowanej w KSeF, choć miałeś taki obowiązek,
• w czasie awarii lub niedostępności KSeF albo w trybie offline wystawiłeś fakturę niezgodnie z wzorem,
• nie wysłałeś faktury do KSeF w wymaganym terminie.

Kara wynosi do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze. Gdy faktura nie wykazuje podatku, wynosi do 18,7% kwoty należności ogółem. To górne granice, nie stałe stawki. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego o karach pieniężnych (art. 106ni ust. 5). Organ bierze więc pod uwagę m.in. wagę i okoliczności naruszenia, wcześniejsze naruszenia tego samego rodzaju i działania podjęte dobrowolnie, żeby uniknąć skutków naruszenia (art. 189d k.p.a.). Gdy do naruszenia doszło wskutek siły wyższej, strona nie podlega ukaraniu (art. 189e k.p.a.). Karę płacisz bez wezwania, w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji (art. 106ni ust. 3).

Czy faktura poza KSeF to przestępstwo skarbowe?

Sam brak faktury w KSeF nie. Art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT stanowi, że gdy podatnik nie dopełni obowiązków z art. 106ga ust. 1, art. 106nda ust. 2, art. 106nf ust. 4 lub art. 106nh ust. 2, nie wszczyna się postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe i wykroczenia skarbowe. Ten ustęp już obowiązuje, a planowane odroczenie go nie dotyczy: obejmuje ust. 1–3 i 5–7.

To nie jest jednak ogólny immunitet dla faktury. Art. 62 § 1 k.k.s. karze osobę, która wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury albo wystawia ją w sposób wadliwy. Art. 62 § 2 k.k.s. dotyczy faktury nierzetelnej albo posługiwania się nią i przewiduje surowszą karę niż § 1. Art. 106ni ust. 4 wymienia tylko cztery obowiązki związane z KSeF i nie wspomina o fakturze nierzetelnej. Jak oba przepisy mają się do siebie w konkretnej sprawie, wymaga indywidualnej oceny.

Jest też skutek podatkowy, niezwiązany z karami. Kto wystawi fakturę z wykazanym podatkiem, musi go zapłacić (art. 108 ust. 1 ustawy o VAT). Dlatego przed wysłaniem faktury do KSeF sprawdź jej dane, w tym NIP nabywcy.

Co zrobić, gdy KSeF nie działa?

Wyłączenie systemu nie zwalnia z obowiązku. Wystawiasz fakturę poza nim i dosyłasz ją później, a termin zależy od trybu (art. 106nda, 106nf i 106nh ustawy o VAT):

• Offline24. Przepis nie wymaga podania powodu. Fakturę dosyłasz niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia (art. 106nda ust. 2). Gdy przekazujesz ją nabywcy poza KSeF, oznaczasz ją dwoma kodami QR.
• Niedostępność KSeF (np. planowane prace serwisowe ogłoszone przez Ministerstwo Finansów). Dosyłasz fakturę najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia niedostępności (art. 106nh ust. 2).
• Awaria KSeF ogłoszona przez Ministerstwo Finansów. Masz 7 dni roboczych od dnia jej zakończenia (art. 106nf ust. 4).

Według objaśnień Ministerstwa Finansów w tych trzech trybach fakturę uznaje się za wystawioną w dacie, którą wpisałeś w polu P_1. Spóźnienie z dosłaniem to jedna z trzech sytuacji z art. 106ni ust. 1, więc zapisuj datę i godzinę wystawienia.

Co zrobić po błędzie w fakturze w KSeF?

Zacznij od tego, czy system przyjął plik. Poniższe zasady pochodzą z objaśnień Ministerstwa Finansów na stronie ksef.podatki.gov.pl. Odrzucony plik oznacza, że faktura nie została wystawiona, więc nie ma czego korygować ani anulować: wysyłasz nowy, poprawny plik. Błąd w fakturze przyjętej do KSeF poprawiasz fakturą korygującą, a liczba korekt nie jest ograniczona.

Częsty przypadek to błędny NIP nabywcy. System nie sprawdza danych kontrahenta, więc faktura trafia do podmiotu o tym numerze, jeśli taki istnieje. Ministerstwo wskazuje wtedy korektę do zera i nową fakturę z właściwym NIP. Gdy błąd zniekształcił rozliczenie VAT, sprawdź, kiedy można złożyć czynny żal z art. 16 k.k.s. Dotyczy on czynów karnoskarbowych. Za samo niedopełnienie obowiązków wymienionych w art. 106ni ust. 4 postępowania karnoskarbowego się nie wszczyna.

Gdy urząd zapowie kontrolę po takiej sprawie, przeczytaj, co robić po zawiadomieniu o kontroli. Terminy zaczynają biec od dnia doręczenia pisma.

Jak odwołać się od kary za KSeF?

Karę nakłada decyzją naczelnik urzędu skarbowego. Do postępowania stosuje się odpowiednio dział IV Ordynacji podatkowej (art. 106ni ust. 6 ustawy o VAT). Od decyzji służy więc odwołanie do dyrektora izby administracji skarbowej (art. 220 i art. 13 § 1 pkt 2 lit. a Ordynacji podatkowej). Wnosisz je za pośrednictwem naczelnika, który wydał decyzję, w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia (art. 223). Sprawdź też pouczenie na końcu decyzji. Zachowaj kopertę z datą odbioru albo potwierdzenie odbioru.

W odwołaniu wskaż, że kara powinna być niższa lub że nie powinna być nałożona. Opisz awarię, błąd techniczny, zgłoszenia do pomocy KSeF i to, co zrobiłeś po wykryciu błędu, bo to są okoliczności z art. 189d k.p.a. Przepisy o karze jeszcze nie weszły w życie, więc nie ma praktyki organów, na której można by się oprzeć. Ogólne zasady odwołań omawiamy we wpisie o odwołaniu od decyzji administracyjnej. Sprawy skarbowe i podatkowe znajdziesz na stronie Co się stało?

Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na dzień aktualizacji. Nie zastępuje porady prawnej w konkretnej sprawie.