Kontrola skarbowa w firmie: pierwsze kroki i prawa kontrolowanego

Kontrola podatkowa czy celno-skarbowa

Najpierw ustal, jaka kontrola Cię dotyczy. Informację znajdziesz w zawiadomieniu albo w upoważnieniu do kontroli.

Co zrobić po otrzymaniu zawiadomienia

1. Zapisz datę doręczenia. Od niej liczy się okno 7–30 dni na wszczęcie kontroli podatkowej.
2. Sprawdź zakres. Zawiadomienie wskazuje podatek i okres, którego dotyczy kontrola.
3. Przejrzyj rozliczenia z tego okresu razem z księgową: deklaracje, ewidencje VAT, faktury, umowy, wyciągi.
4. Rozważ korektę. Jeśli znajdziesz błąd, do wszczęcia kontroli możesz złożyć korektę deklaracji i zapłacić zaległość z odsetkami.
5. Wyznacz osobę do kontaktu z kontrolującymi i przygotuj miejsce do przeglądania dokumentów.

Jak przebiega kontrola

Kontrolę wszczyna się przez doręczenie upoważnienia i okazanie legitymacji służbowej. Kontrolujący przeglądają dokumenty, mogą przesłuchiwać świadków, zabezpieczać dowody i dokonywać oględzin.

U przedsiębiorcy czas kontroli w jednym roku kalendarzowym jest ograniczony. Limit obejmuje wszystkie kontrole danego organu w roku i zależy od wielkości firmy: od 6 dni roboczych u mikroprzedsiębiorcy do 48 dni roboczych u dużej firmy (art. 55 ust. 1 Prawa przedsiębiorców). Od limitów są wyjątki, na przykład gdy kontrola jest niezbędna, by przeciwdziałać przestępstwu lub zabezpieczyć jego dowody.

Twoje prawa w czasie kontroli

• Udział w czynnościach. Możesz uczestniczyć w czynnościach kontrolnych albo wskazać osobę, która Cię zastąpi.
• Pełnomocnik. Możesz ustanowić pełnomocnika, na przykład adwokata lub doradcę podatkowego.
• Wyjaśnienia i dowody. Możesz składać wyjaśnienia i wskazywać dowody na swoją korzyść.
• Wgląd w akta. Możesz zapoznać się z materiałem zebranym w toku kontroli.

Jakie dokumenty przygotować

• Deklaracje i pliki JPK za okres objęty kontrolą, z potwierdzeniami złożenia.
• Księgi, ewidencje i rejestry VAT, faktury sprzedaży i zakupu.
• Umowy z kontrahentami, zamówienia, protokoły odbioru, korespondencję handlową.
• Wyciągi bankowe i dowody zapłaty.
• Dokumenty kadrowe i płacowe, jeśli kontrola dotyczy podatku od wynagrodzeń.
• Pełnomocnictwa osób, które będą reprezentować firmę.

Dobrze uporządkowane dokumenty skracają kontrolę i zmniejszają ryzyko nieporozumień. Przygotuj też krótką notatkę, kto w firmie odpowiada za które rozliczenia.

Czego unikać w czasie kontroli

• Utrudniania czynności. Odmowa okazania dokumentów lub udostępnienia pomieszczeń może mieć osobne konsekwencje.
• Wyjaśnień „na szybko”. Odpowiedzi na trudne pytania lepiej udzielić po sprawdzeniu dokumentów, na piśmie.
• Podpisywania protokołu bez lektury. Zawsze czytaj protokoły z przesłuchań i oględzin; możesz zgłosić uwagi.
• Niszczenia lub „porządkowania” dokumentów po zawiadomieniu. Zmiany w ewidencji rób tylko przez formalną korektę.

Po kontroli: protokół lub wynik

Kontrola podatkowa kończy się protokołem. Masz 14 dni od jego doręczenia, żeby złożyć zastrzeżenia lub wyjaśnienia i wskazać dowody (art. 291 Ordynacji podatkowej). W tym samym czasie możesz też skorygować deklarację w zakresie objętym kontrolą.

Kontrola celno-skarbowa kończy się wynikiem kontroli. Po jego doręczeniu również masz 14 dni na korektę deklaracji. Deklarację lub korektę możesz złożyć także w ciągu 14 dni od doręczenia upoważnienia do tej kontroli. Jeśli jej nie złożysz, kontrola może przekształcić się w postępowanie podatkowe zakończone decyzją.

Kiedy kontrola dotyka prawa karnego skarbowego

Jeśli kontrola ujawni zaniżenie podatku, obok sprawy podatkowej może pojawić się postępowanie o przestępstwo lub wykroczenie skarbowe. Warto wtedy wiedzieć, kiedy możliwy jest czynny żal (art. 16 k.k.s.) i kiedy jest już za późno. Inne sytuacje z krótkimi terminami opisujemy na stronie Co się stało?

Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na dzień aktualizacji. Nie zastępuje porady prawnej w konkretnej sprawie.