Certyfikacja wykonawców zamówień publicznych: co daje i czy już działa

Czym jest certyfikacja wykonawców zamówień publicznych i od kiedy obowiązuje?

Do każdego przetargu zbierasz te same zaświadczenia i oświadczenia. Ustawa o certyfikacji ma to zastąpić jednym dokumentem, który raz sprawdza niezależny podmiot, a zamawiający pobiera go z ogólnodostępnej bazy.

Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych została ogłoszona w Dzienniku Ustaw 11 września 2025 r. (poz. 1235). Większość przepisów obowiązuje od 12 lipca 2026 r. Przepisy o akredytacji podmiotów certyfikujących (m.in. art. 14 i art. 32–35) weszły w życie wcześniej, 12 stycznia 2026 r. (art. 42 pkt 2).

Certyfikat potwierdza jedną z dwóch rzeczy (art. 3 ust. 2). Pierwsza to brak podstaw wykluczenia z art. 108 i 109 Prawa zamówień publicznych (Pzp). Druga to zdolność do należytego wykonania zamówienia, w zakresie warunków udziału z art. 112 ust. 2 Pzp.

Czy certyfikat można już uzyskać? Stan na 9 października 2026 r.

Przepisy obowiązują, ale certyfikat wydaje wyłącznie podmiot z akredytacją Polskiego Centrum Akredytacji, czyli PCA (art. 14 i art. 32 ustawy). Wniosek o akredytację musi spełniać co najmniej wymagania normy PN-EN ISO/IEC 17029 (art. 34 ust. 1). PCA przyjmuje wnioski o taką akredytację od 14 lipca 2026 r. (komunikat nr 479 z 14 lipca 2026 r.).

Wśród komunikatów PCA (ostatni, nr 481, pochodzi z 30 września 2026 r.) nie ma informacji o udzieleniu takiej akredytacji. W praktyce możesz więc nie mieć jeszcze od kogo uzyskać certyfikatu. Zanim złożysz wniosek, sprawdź wykaz akredytacji na stronie PCA oraz bazę certyfikacji, którą prowadzi minister właściwy do spraw gospodarki. Baza ma informować o podmiotach certyfikujących i zakresie ich akredytacji (art. 26 ust. 1 i ust. 4 pkt 2).

Nie wszystkie przepisy wykonawcze są gotowe. Rozporządzenie o procedurze, nadzorze i wynagrodzeniu podmiotu certyfikującego obowiązuje od 12 lipca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 709), a rozporządzenie o certyfikacie od 22 sierpnia 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1116). Według komunikatu Urzędu Zamówień Publicznych z 10 lipca 2026 r. rozporządzenie o poziomach zdolności w robotach budowlanych miało wejść w życie 1 stycznia 2027 r. Gdy poziomów dla danego przedmiotu zamówienia nie określono, zamawiający wskazuje to w dokumentach zamówienia (art. 112 ust. 3 Pzp). Dla dostaw i usług poziomy kwalifikacji i doświadczenia nie są stosowane przez 4 lata od ogłoszenia ustawy (art. 40 i 41).

Co potwierdza certyfikat i kto go wydaje?

Certyfikat niepodlegania wykluczeniu obejmuje podstawy z art. 108 ust. 1 pkt 1–5 Pzp, a na Twój wniosek także wybrane podstawy z art. 108 ust. 2 i art. 109 ust. 1 Pzp (art. 4). Podmiot sprawdza też, czy nie biegnie okres wykluczenia z art. 111 Pzp. Wykluczenie nie przekreśla certyfikatu z góry. Przy części podstaw (art. 22 ust. 1) możesz wykazać tzw. samooczyszczenie: naprawienie szkody, wyjaśnienie faktów i środki kadrowe lub organizacyjne (art. 22).

Certyfikat zdolności dotyczy warunków z art. 112 ust. 2 Pzp, w tym sytuacji ekonomicznej lub finansowej oraz zdolności technicznej lub zawodowej. Wskazujesz, jaką zdolność chcesz potwierdzić i na jakim poziomie (art. 5). O certyfikację zdolności możesz ubiegać się też wspólnie z innym wykonawcą (art. 13). Wniosek o ten sam zakres składasz tylko do jednego podmiotu, a gdy trafią do kilku, rozpatrzony zostanie pierwszy (art. 17).

Kto wydaje? Certyfikat niepodlegania wykluczeniu wydają akredytowane jednostki sektora finansów publicznych, państwowe jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej i jednoosobowe spółki Skarbu Państwa (art. 14 ust. 1). Certyfikat zdolności wydają akredytowane podmioty certyfikujące (art. 14 ust. 2).

Ile kosztuje certyfikat?

Kwot nie podajemy, bo ich nie potwierdziliśmy. Certyfikacja odbywa się na podstawie umowy z podmiotem certyfikującym (art. 16 ust. 1). To umowa określa wynagrodzenie i opłaty za dalsze czynności w okresie ważności (art. 19 pkt 1). Sposób ustalania wynagrodzenia wskazuje rozporządzenie (art. 25 pkt 5).

Czy certyfikat jest obowiązkowy i czy zamawiający musi go uznać?

Nie jest obowiązkowy. Certyfikację udziela się na Twój wniosek (art. 16 ust. 1), a certyfikat wykonawca może złożyć zamiast podmiotowych środków dowodowych (art. 124 ust. 2 Pzp). Według komunikatu UZP z 10 lipca 2026 r. nie jest on warunkiem udziału w postępowaniach. Nadal możesz składać dokumenty do każdego przetargu osobno.

Jeśli certyfikat masz, zamawiający musi go przyjąć zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych (art. 124 ust. 2 Pzp). Nie może wtedy żądać innych środków w zakresie, który wynika z certyfikatu (art. 124 ust. 3 Pzp). Wyjątek: przed udzieleniem zamówienia może zażądać środków potwierdzających brak podstawy z art. 109 ust. 1 pkt 1 Pzp (art. 124 ust. 4 Pzp).

Certyfikat tworzy domniemanie, że nie podlegasz wykluczeniu lub jesteś zdolny do wykonania zamówienia, w zakresie i okresie certyfikacji (art. 8 ust. 1). Domniemanie obala się wyłącznie w postępowaniu, w którym się na nie powołujesz, a ciężar dowodu spoczywa na tym, kto je kwestionuje (art. 8 ust. 2 i 3). Gdy zamawiający powołuje się na okoliczności z art. 8 ust. 1, wzywa Cię do wyjaśnień w terminie nie krótszym niż 5 dni (art. 128a ust. 1 Pzp). Jeśli uzna je za niewystarczające, informuje podmiot certyfikujący, który ma do 3 dni roboczych na czynności sprawdzające i najpóźniej następnego dnia roboczego przekazuje informację o ważności certyfikacji (art. 128a ust. 2 Pzp, art. 11 ust. 2 ustawy).

Jak certyfikat ma się do JEDZ i dokumentów z art. 108, 109 i 112 Pzp?

Oświadczenie na formularzu JEDZ z art. 125 Pzp jest tymczasowym dowodem, który zamawiający weryfikuje podmiotowymi środkami dowodowymi (art. 125 ust. 3 Pzp). Właśnie te środki zastępuje certyfikat (art. 124 ust. 2 Pzp). Art. 125 Pzp w tekście jednolitym z Dz.U. 2026 poz. 793 nie wspomina o certyfikacie, więc nie zakładaj, że zwalnia on z oświadczenia. Sprawdź to w specyfikacji warunków zamówienia.

Certyfikat nie zmienia też samych warunków udziału. Zamawiający nadal ustala je według art. 112 Pzp. W zakresie zdolności technicznej lub zawodowej stosuje poziomy zdolności z rozporządzeń, chyba że nie jest to możliwe albo ich nie określono, co wskazuje w dokumentach zamówienia (art. 112 ust. 3 Pzp).

Co zrobić po odmowie, zawieszeniu albo utracie ważności certyfikatu?

1. Przeczytaj uzasadnienie odmowy. Podmiot musi podać uzasadnienie faktyczne i prawne. Odmawia, gdy nie potwierdzono braku wykluczenia albo zdolności (art. 21 ust. 2).
2. Złóż zastrzeżenia w 21 dni. Termin liczy się od doręczenia zawiadomienia o odmowie. Możesz dołączyć nowe dokumenty (art. 23 ust. 1 i 2). Rozpatrzy je w ciągu 14 dni osoba, która nie brała udziału w pierwszej decyzji (art. 23 ust. 3).
3. Sprawdź, co kończy procedurę. Po ponownej odmowie procedura certyfikacji się kończy (art. 23 ust. 4). W przepisach o certyfikacji nie ma dalszej instancji. Ewentualne roszczenia z umowy oceń z prawnikiem.
4. Przy zawieszeniu uzupełnij dokumenty. Podmiot wzywa Cię do wyjaśnień i dokumentów, a aktualizację przeprowadza w 30 dni od zawieszenia, chyba że umowa mówi inaczej (art. 12 ust. 3 i 4). Na wynik masz 21 dni na zastrzeżenia (art. 12 ust. 5).
5. Nie powołuj się na nieważny certyfikat. Gdy certyfikacja jest zawieszona albo straciła ważność, nie wolno Ci się na nią powoływać w przetargu (art. 9).
6. Zaskarż wykluczenie mimo certyfikatu. Odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej przysługuje na czynność lub zaniechanie zamawiającego (art. 513 Pzp). Gdy zawiera twierdzenia o domniemaniu z certyfikacji, zamawiający ma 2 dni na przesłanie kopii podmiotowi certyfikującemu, a ten 5 dni na stanowisko (art. 521a Pzp).

Ustawa mówi o utracie ważności (art. 10) i zawieszeniu ważności (art. 12). Cofnięcie dotyczy akredytacji podmiotu certyfikującego (art. 32). Jak wtedy wygląda Twoja umowa, wskazuje jej treść (art. 19 pkt 5). Terminy na odwołanie w innych sprawach z urzędami omawiamy w tekście o odwołaniu od decyzji administracyjnej.

Czy certyfikacja opłaca się małej firmie, która startuje w wielu przetargach?

Certyfikat przyda się tam, gdzie powtarzasz te same dokumenty. Podmiot certyfikujący sam pobiera podmiotowe środki dowodowe z bezpłatnych rejestrów (art. 20 ust. 4). Po Twoim oświadczeniu zwraca się też o zaświadczenia o braku zaległości w podatkach i składkach (art. 18 ust. 3 i art. 20 ust. 3). Ważny certyfikat każdy może pobrać z bazy nieodpłatnie (art. 26 ust. 3).

Są też zobowiązania. Przez cały okres ważności podmiot prowadzi nadzór nad Twoją sytuacją (art. 11 ust. 1), a gdy przestaniesz spełniać warunki, certyfikat może zostać zawieszony. Może to być bardziej przydatne firmie, która startuje w wielu postępowaniach w ciągu 1–3 lat, niż takiej, która składa jedną ofertę. Dopóki nie ma podmiotu, który może wydać certyfikat, składaj dokumenty jak dotychczas.

Jeśli certyfikat ma potwierdzać brak zaległości, a masz spór z urzędem, przeczytaj o kontroli skarbowej. Inne sprawy z urzędami znajdziesz na stronie Co się stało?

Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na dzień aktualizacji. Nie zastępuje porady prawnej w konkretnej sprawie.